Bagaimana mengatur pertemuan di tempat kerja

"Jika perlu untuk mengidentifikasi dengan satu kata mengapa umat manusia belum mencapai dan tidak akan pernah mencapai potensi penuhnya, kata itu akan menjadi 'reuni'." Begitu kata komedian Dave Barry, dan banyak yang setuju. Tapi tidak perlu seperti itu. Berikut beberapa tip untuk mempersiapkan pertemuan yang baik di tempat kerja.

Mulai dan akhiri secara objektif

Mengorganisir pertemuan yang produktif bukanlah ilmu yang maju. Seperti yang dicatat oleh penasihat Teri Schwartz, sebagian besar berasal dari memulai dan menjalankan setiap rapat dengan tujuan dan mengakhirinya dengan rencana untuk "terus maju". Masalah muncul saat ini diabaikan. "Ini seperti menerbangkan pesawat," katanya. "Kebanyakan kecelakaan terjadi saat lepas landas dan mendarat."

Pilih seorang pemimpin

Beberapa tahun lalu, bank KeyCorp di Cleveland, AS, mengadopsi prinsip baru: selalu tunjuk seseorang untuk memimpin. "Hal terburuk adalah rapat tanpa ada yang bertanggung jawab," kata Charles Hyle, wakil presiden eksekutif dan kepala pejabat risiko bank. "Ini berubah menjadi kompetisi teriakan."

Pikirkan kecil

Bersikaplah realistis tentang apa yang dapat Anda lakukan. "Anda tidak bisa mengatasi kelaparan dunia dalam satu jam," kata Teri Schwartz. Demikian pula, jaga agar jumlah peserta dapat diatur untuk merangsang diskusi. "Dengan terlalu banyak orang di ruangan itu, semua orang diam," kata Hyle.

Langsung

"Orang-orang benci jika mereka tidak bisa melakukan pekerjaan mereka karena harus pergi ke pertemuan seseorang," kata Profesor Michael Feiner dari Columbia School of Business di Amerika Serikat. Oleh karena itu, doronglah orang lain untuk berbicara dan terlibat, terutama yang berpangkat lebih rendah. "Mereka perlu percaya bahwa pertemuan itu bukan ini-dan-itu, tapi 'milik kita'," kata Feiner.

Tetapkan aturan untuk partisipasi

Setiap orang harus tahu siapa yang akan membuat catatan dan bagaimana keputusan akan dibuat. Ingatlah bahwa konsensus umumnya buruk. "Artinya tidak ada cukup dialog atau debat," kata Feiner, "dan keduanya adalah dasar dari setiap organisasi inovatif." Jon Petz, penulis buku Boring Meetings Suck (pertemuan yang membosankan adalah akhir), menyarankan untuk membagikan tugas di masa depan dalam lima hingga sepuluh menit terakhir dan kemudian mengulanginya dalam email grup untuk menghindari kebingungan.

Organisasi adalah dasar ide untuk disajikan dan didiskusikan dengan sukses. Jika tidak ada perencanaan, rapat tidak akan ada artinya. Pikirkan organisasi sebagai hal pertama yang harus dilakukan dan Anda akan melihat seberapa produktif rapat Anda nantinya. Tapi, jika Anda bukan orang yang teratur, mulailah dengan memperbaiki meja Anda. Ini akan menjadi latihan yang bagus!